İş için cebimden harcama yaptım: araç, yol ve diğer giderleri kim karşılar?

Kısaca

• İşin görülmesinin gerektirdiği zorunlu harcamaların işçiye yüklenmesine ilişkin anlaşmalar geçersizdir.
• İşçinin kendi motorlu aracını anlaşarak kullanmasında giderler hizmet için kullanım ölçüsünde karşılanır.
• Sözleşme borçları için düzenli masraf yapan işçiye en az ayda bir uygun avans verilmesi öngörülür.

İş için malzeme almak, bir görevi yerine getirirken harcama yapmak veya kendi aracıyla hizmet sunmak, ücret alacağından ayrı bir gider sorununa yol açabilir. Türk Borçlar Kanunu’nun hizmet sözleşmesine ilişkin 413–416. maddeleri bu konuları farklı başlıklarda düzenler. Her ödeme kalemini tek bir masraf adı altında toplamak, aralarındaki önemli farkları gizleyebilir.

Bu yazı, söz konusu maddelerdeki araç, malzeme ve gider kurallarını açıklar. Belirli bir çalışma ilişkisinde uygulanacak özel düzenlemeler ayrıca değerlendirilmelidir. Buradaki genel hükümlerden hareketle her sektördeki bütün ödemelerin aynı şekilde hesaplanacağı veya aynı hukuki niteliği taşıdığı varsayılmamalıdır.

İş araçları ve malzemenin sağlanması

TBK 413’e göre aksi yönde anlaşma veya yerel âdet bulunmadıkça, işveren iş için gerekli araçları ve malzemeyi sağlamakla yükümlüdür. Bu kural, işin yapılabilmesi için kullanılan araçların teminine ilişkindir. İşin görülmesi sırasında doğan bütün harcamalarla aynı başlık değildir.

İşçi, işverenle anlaşarak kendi araç veya malzemesini işin görülmesine özgüleyebilir. Böyle bir durumda, anlaşmada aksi kararlaştırılmadıkça veya yerel âdet bulunmadıkça işveren uygun bir karşılık öder. Kendi aracını kullanma, anlaşma ve karşılık konuları birlikte ele alınmalıdır.

Buradaki düzenleme, zorunlu harcamaların işçiye yüklenmesi yasağıyla karıştırılmamalıdır. Araç ve malzemenin sağlanmasına ilişkin maddede anlaşma ve yerel âdete yer verilmiştir. Sonraki maddede zorunlu harcamalar için ayrıca geçersizlik hükmü bulunur; hangi kalemin hangi kurala girdiği belirlenmelidir.

Pratik olarak kullanılan eşyanın kime ait olduğu, iş için ne ölçüde ayrıldığı ve tarafların ne kararlaştırdığı kaydedilebilir. Araç satın alma belgesi tek başına kullanım anlaşmasının bütün ayrıntılarını açıklamayabilir. Mülkiyet, kullanım ve karşılık meselelerinin ayrılması uyuşmazlığın anlaşılmasını kolaylaştırır.

Zorunlu harcamalar ve götürü ödeme

TBK 414, işin görülmesinin gerektirdiği her türlü harcamayı işverenin ödemesini öngörür. İşçi işyeri dışında çalıştırılıyorsa geçimi için zorunlu harcamalar da kapsamdadır. Bununla birlikte yapılan her kişisel harcamanın yalnız çalışma ilişkisi bulunduğu için iş gideri sayılacağı söylenemez.

Harcamanın hangi iş için yapıldığı ve neden gerekli olduğu açıklanmalıdır. Bir makbuzun bulunması ödeme yapıldığını göstermeye yardımcı olur; fakat harcamanın işle bağlantısını ayrıca ortaya koymak gerekebilir. Harcama tarihi, görevlendirme ve giderin amacı birlikte düzenlenebilir.

Kanun, yazılı hizmet veya toplu iş sözleşmesinde işçinin karşıladığı harcamaların günlük, haftalık veya aylık götürü ödenmesini mümkün kılar. Götürü ödeme, giderlerin her biri için ayrı tutar belirlemek yerine topluca öngörülen karşılıktır. Ancak bu karşılık zorunlu harcamaları karşılayacak miktardan az olamaz.

Dolayısıyla sabit bir ödeme belirlenmiş olması, gerçek zorunlu giderlerin hiçbir zaman dikkate alınmayacağı anlamına gelmez. Kanuni alt ölçüt, zorunlu harcamaların karşılanmasıdır. Sözleşmedeki tutarla işin gerektirdiği harcamaların ilişkisi incelenmelidir; burada kanunda bulunmayan standart bir günlük tutar önerilemez.

Zorunlu harcamaların kısmen veya tamamen işçi tarafından karşılanmasına ilişkin anlaşmalar geçersizdir. Bu hüküm, giderlerin kalıcı olarak işçinin üzerinde bırakılmasına yöneliktir. İşçinin harcamayı önce yapması ve sonra karşılığını almasıyla masrafı nihai olarak kendisinin üstlenmesi aynı durum değildir.

Gider tablosunda karşılanan tutarla henüz karşılanmayan tutarı ayrı göstermek yararlıdır. Götürü ödeme yapılmışsa bunun hangi dönem ve hangi giderler için yapıldığı belirtilmelidir. Böylece aynı harcamanın iki kez istenmesi veya karşılanmamış giderin ödenmiş sanılması önlenebilir.

Taşıt kullanımında giderlerin paylaşılması

TBK 415’in ilk kuralı, işçinin işverenle anlaşarak iş için işverenin veya kendisinin sağladığı taşıma aracını kullanmasıdır. İşletme ve bakım için gerekli olağan giderler, hizmet için kullanım ölçüsünde işverence karşılanır. Aracın kime ait olduğu kadar kullanımın amacı da önemlidir.

İşçi anlaşarak kendi motorlu aracını kullanıyorsa ek kalemler vardır. İşveren araçla ilgili vergiyi, zorunlu mali sorumluluk sigortası primini ve yıpranma karşılığında uygun tazminatı da hizmet için kullanım ölçüsünde öder. Bu nedenle incelemeyi yalnız yakıt harcamasıyla sınırlamak maddenin kapsamını eksik bırakır.

Buna karşılık bütün araç giderlerinin her durumda ve bütünüyle işverene ait olduğu sonucu da çıkarılamaz. Kanun hizmet için kullanım ölçüsünü tekrarlar. Araç hem özel işler hem hizmet için kullanılıyorsa bu ayrım, gider değerlendirmesinde görünür olmalıdır.

Madde yalnız motorlu araçlardan söz etmez. İşçinin anlaşarak kendi diğer taşıma araçlarını veya hayvanlarını hizmette kullanması hâlinde de kullanım ve bakım için gerekli olağan giderler düzenlenir. Bu kalemler yine hizmet için kullanım ölçüsünde karşılanır; motorlu araçlara özgü ek kalemler bütün araçlara gelişigüzel aktarılmamalıdır.

Kullanım kaydında iş için yapılan yolculuğun amacı, güzergâhı ve ilgili harcama birlikte gösterilebilir. Bu öneri, kanunun zorunlu tuttuğu belirli bir kayıt formu bulunduğu anlamına gelmez. Amaç, özel kullanımla hizmet kullanımının birbirinden ayrılmasını kolaylaştırmaktır.

Giderin ödenmesi ve düzenli avans

TBK 416, daha kısa süre kararlaştırılmamışsa veya yerel âdet yoksa gider alacağının her defasında ücretle birlikte ödenmesini düzenler. Bu nedenle ücretin ödenmesiyle giderin karşılanması aynı zamanda gerçekleşebilse de iki kalemin dayanağı farklıdır. Ödeme kaydında ayrımın anlaşılır olması yararlıdır.

İşçi sözleşmeden doğan borçlarını yerine getirmek için düzenli masraf yapıyorsa kendisine belirli aralıklarla uygun avans verilmelidir. Kanun bu aralığı en az ayda bir olarak belirtir. Düzenli giderin tamamının sürekli olarak işçinin kişisel bütçesinden finanse edileceği varsayılmamalıdır.

Avansla sonradan ödenen gider karşılığı ayrı kaydedilmelidir. Önce verilen paranın hangi döneme ilişkin olduğu ve sonrasında hangi harcamaların yapıldığı açık olursa hesap daha anlaşılır hâle gelir. Araç karşılığı, zorunlu harcama, götürü ödeme ve avansın ayrılması, gider talebinin doğru hukuki kuralla karşılaştırılmasını sağlar.

Sık sorulan sorular

Sözleşmede bütün masraflar işçiye aittir yazıyorsa geçerli mi?

TBK 414, zorunlu harcamaların kısmen veya tamamen işçi tarafından karşılanmasına ilişkin anlaşmaları geçersiz sayar. Buna karşılık yazılı hizmet veya toplu iş sözleşmesinde giderlerin götürü ödenmesi düzenlenebilir; ancak bu ödeme zorunlu harcamaları karşılayacak miktardan az olamaz. Gideri işçiye yüklemekle gider için toplu ödeme yapmak farklıdır.

Kendi otomobilimle iş yapıyorsam yalnız yakıt mı karşılanır?

İşverenle anlaşarak kendi motorlu aracını işin görülmesinde kullanan işçi bakımından TBK 415, olağan işletme ve bakım giderlerinin yanında araç vergisini, zorunlu mali sorumluluk sigortası primini ve yıpranma için uygun tazminatı da düzenler. Karşılık, hizmet için kullanım ölçüsündedir; bütün özel kullanım giderleri otomatik olarak işverene geçmez.

Her harcamayı önce ben mi finanse etmeliyim?

TBK 416, sözleşmeden doğan borçlarını yerine getirmek için düzenli masraf yapan işçiye belirli aralıklarla, en az ayda bir uygun avans verilmesini öngörür. Avans, yapılmış giderin sonradan ödenmesinden farklıdır. Düzenli masraf koşulu ve avansın uygunluğu birlikte değerlendirilmelidir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir avukattan hukuki destek almanız önerilir.