Kamu kurumundan bilgi ve belge nasıl istenir? Bilgi edinme başvurusu ve itiraz

Kısaca

• Herkes kamu kurumlarından ve kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından bilgi ve belge isteyebilir.
• Kurum istenen bilgiye erişimi kural olarak 15 iş günü, bazı durumlarda 30 iş günü içinde sağlar.
• Başvurusu reddedilen kişi tebliğden itibaren 15 gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebilir.
• Kurula itiraz, idari yargıda dava açma süresini durdurur.

Bir belediyenin imar kararına dayanak olan rapor, bir ihalenin sonuç tutanağı ya da sizinle ilgili bir işlemin dosyası. Kamu kurumlarının elindeki bu tür bilgi ve belgeler için Bilgi Edinme Hakkı Kanunu özel bir başvuru yolu tanır. Bu yol, dava açmadan önce delil toplamak ya da bir işlemin gerekçesini öğrenmek için de sık kullanılır.

Kimler, hangi kurumlardan bilgi isteyebilir?

Kanuna göre herkes bilgi edinme hakkına sahiptir. Türkiye’de oturan yabancılar ile Türkiye’de faaliyet gösteren yabancı tüzel kişiler de bu haktan yararlanır. Ancak onlar için iki şart vardır: istenen bilgi kendileriyle veya faaliyet alanlarıyla ilgili olmalı ve karşılıklılık ilkesi bulunmalıdır.

Kanun kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının faaliyetlerinde uygulanır. Bakanlıklar, valilikler, belediyeler, üniversiteler, vergi daireleri, barolar ve meslek odaları bu kapsamdadır. Özel şirketler, kanunun kapsamında değildir.

Bilgi, kurumun kayıtlarındaki her türlü veridir. Belge ise yazılı evraktan plan, harita, fotoğraf, ses ve görüntü kaydına, elektronik ortamdaki verilere kadar geniş bir alanı kapsar.

Başvuru nasıl yapılır?

Başvuru, istenen bilginin bulunduğu kuruma dilekçeyle yapılır. Dilekçede şunlar yer almalıdır:

• Başvuranın adı, soyadı ve imzası,
• Oturma yeri ya da iş adresi,
• Tüzel kişiler için unvan, adres, yetkili kişinin imzası ve yetki belgesi,
• İstenen bilgi veya belgenin açık tarifi.

Başvuru, kimliğin ve imzanın tespit edilebilmesi kaydıyla elektronik ortamda da yapılabilir.

Başvuru, kurumun elinde bulunan ya da görevi gereği bulunması gereken bilgi veya belgeyle ilgili olmalıdır. Ayrı bir araştırma, inceleme ya da analiz sonucunda oluşturulabilecek bilgiler için kurum olumsuz cevap verebilir. Örneğin belirli bir karar defterinin bir sayfası istenebilir. Ancak kurumun on yıllık kararlarını sizin için tasnif edip rapor hâline getirmesi istenemez.

İstenen belge başka bir kurumdaysa dilekçe o kuruma gönderilir ve durum başvurana yazılı olarak bildirilir.

Cevap süreleri ve erişim şekli

Kurum, istenen bilgi veya belgeye erişimi 15 iş günü içinde sağlar. Bilginin kurumun başka bir biriminden ya da başka bir kurumun görüşü alınarak sağlanması gerekiyorsa süre 30 iş günüdür. Bu durumda süre uzatması ve gerekçesi 15 iş günü dolmadan başvurana yazılı olarak bildirilmelidir.

Kurum, kural olarak belgenin onaylı bir kopyasını verir. Kopya verilemeyen ya da kopyalamanın aslına zarar vereceği belgelerde başvurana belgeyi inceleme ve not alma, ses kaydını dinleme ya da görüntüyü izleme imkânı tanınır.

Kurum, erişim için gereken maliyet kadar bir ücret isteyebilir. Ücret başvurana bildirilince 15 iş günlük süre kesilir. Başvuran 15 iş günü içinde ücreti ödemezse talebinden vazgeçmiş sayılır.

İstenen belgede gizli bilgiler ile açıklanabilir bilgiler birlikte bulunuyorsa ve bunlar ayrılabiliyorsa, gizli kısımlar çıkarılarak belge verilir. Ayırmanın gerekçesi de başvurana yazılı olarak bildirilir.

Kurum hangi gerekçelerle reddedebilir?

Kanun bilgi edinme hakkının sınırlarını tek tek sayar. Başlıcaları şunlardır:

• Devlet sırrı niteliğindeki gizlilik dereceli bilgiler,
• Ülkenin ekonomik çıkarlarına zarar verecek bilgiler ve istihbarata ilişkin bilgiler,
• Yürüyen idari soruşturmalarla, adli soruşturma ve kovuşturmalarla ilgili, açıklanması bu süreçlere zarar verecek bilgiler,
• Kişilerin özel hayatının gizliliği ve haberleşmenin gizliliği kapsamındaki bilgiler,
• Ticari sır niteliğindeki bilgiler,
• Kamuoyunu ilgilendirmeyen ve yalnızca kurum personeline ilişkin iç düzenlemeler,
• Tavsiye ve mütalaa talepleri.

Kurum içi görüş, bilgi notu ve tavsiyeler ise, kurum aksine karar vermedikçe bilgi edinme hakkı kapsamındadır. Bir kararın dayanağı olan uzman görüşleri de istenebilir. Gizliliği kaldırılmış belgeler, başka bir istisnaya girmiyorsa başvuruya açık hâle gelir.

Bazı istisnaların da istisnası vardır. Yargı denetimi dışında kalan idari işlemlerden kişinin çalışma hayatını ve mesleki onurunu etkileyenler kanun kapsamındadır. İstihbarata ilişkin bilgiler de kişinin çalışma hayatını ve meslek onurunu etkileyecek nitelikteyse istenebilir.

Kişisel bilgiler kural olarak özel hayatın gizliliği kapsamında korunur. Kamu yararının gerektirdiği hâllerde ise kurum, ilgili kişiye en az yedi gün önceden haber verip yazılı rızasını alarak bu bilgileri açıklayabilir. Kişinin kendi hakkındaki bilgileri istemesi ise bu sınıra takılmaz, çünkü istisna kişinin izin verdiği hâlleri saklı tutar.

Kurum başvuruyu reddederse kararın gerekçesini ve başvurulabilecek yolları cevabında belirtmek zorundadır. Bu yolla elde edilen bilgi ve belgeler ticari amaçla çoğaltılamaz ve kullanılamaz.

Ret kararına itiraz ve dava

Başvurusu reddedilen kişi, yargı yoluna gitmeden önce kararın tebliğinden itibaren 15 gün içinde Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna itiraz edebilir. Kurul, itiraz hakkındaki kararını 30 iş günü içinde verir. Kurumlar, Kurulun istediği bilgi ve belgeleri 15 iş günü içinde vermekle yükümlüdür.

Kurula itiraz zorunlu bir aşama değildir; başvuran doğrudan idare mahkemesinde dava da açabilir. İtiraz edilirse idari yargıya başvurma süresi durur. İdare mahkemesinde dava açma süresi, yazılı bildirimi izleyen günden başlayarak 60 gündür.

Kamu görevlilerinin bilgi edinme başvurularını ihmal etmesi, kusuru veya kastı hâlinde disiplin cezaları uygulanır. Fiil suç oluşturuyorsa ceza kovuşturması da yapılabilir.

Dilekçe hakkı kapsamındaki şikâyet ve talepler ise ayrı bir kanuna tabidir ve bu yazının konusu dışındadır.

Sık sorulan sorular

Bilgi edinme başvurusu için neden istediğimi açıklamam gerekir mi?

Kanun, dilekçede istenen bilgi veya belgenin açıkça belirtilmesini ister; başvuru gerekçesi yazılmasını şart koşmaz. Yine de bilginin size ait bir işlemle ilgili olduğunu belirtmek, kurumun başvuruyu doğru birime yönlendirmesini kolaylaştırabilir.

Belediye aynı belgeyi internet sitesinde yayımladığını söyleyip vermedi. Bu doğru mu?

Yayımlanmış ya da kamuya açıklanmış bilgi ve belgeler bilgi edinme başvurusuna konu olamaz. Ancak kurum, bu bilginin ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığını size bildirmek zorundadır. Yalnızca yayımlandı demekle yetinilmesi kanunun aradığı cevap değildir.

Bilgi edinme başvurusu için ücret ödenir mi?

Başvurunun kendisi için kanunda bir ücret öngörülmemiştir. Ancak kurum, istenen bilgi veya belgeye erişim için gereken maliyet kadar bir ücret isteyebilir; fotokopi ya da kayıt kopyası çıkarılması buna örnektir. Ücret bildirildikten sonra 15 iş günü içinde ödenmezse başvurudan vazgeçilmiş sayılır.

Başvuruma hiç cevap verilmezse ne yapabilirim?

Kanun kurumlara cevabı yazılı veya elektronik ortamda bildirme ve reddi gerekçelendirme yükümlülüğü getirir. İdari Yargılama Usulü Kanunu’na göre idareye yapılan bir başvuruya 30 gün içinde cevap verilmezse istek reddedilmiş sayılır ve dava açma süresi içinde dava açılabilir. Bilgi edinmede kanunun kendi cevap süreleri de bulunduğundan, dava süresini hesaplarken şüphede en erken tarihi esas almak güvenlidir. Bilgi edinme başvurularını ihmal eden görevliler hakkında disiplin hükümleri de uygulanır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; somut durumunuz için bir avukattan hukuki destek almanız önerilir.